ARŞİV HİZMETLERİNDE;

Belgelerin Korunması,

Arşiv belgelerinin yangın, hırsızlık, rutubet, sıcaklık, su baskını, toz ve her türlü hayvan ve haşeratın tahribatına karşı korunmasından ve mevcut asli düzenleri içerisinde muhafaza edilmesini sağlamaktayız.

 

Elektronik ortamda teşekkül eden ve/veya depolanan belgeler için her türlü afet, siber saldırı, yazılım/donanım kaynaklı veya olası diğer tehditlere/risklere karşı gerekli güvenlik önlemlerinin alınması ve olası belge kayıplarının engellenmesi amacıyla felaket kurtarma planlaması yapılması ve yürütülmesi ile yedekleme ünitelerinin tesis edilmesinden, sorumluyuz.

 

Arşiv yöneticileri ve arşiv personellerimiz,

Kurumlarının belge yönetimi ve arşiv hizmetlerini yürütmekle sorumlu olacak “Kurum Arşiv Yöneticileri” ile her birim için “Birim Arşiv Yöneticileri” ni belirleriz. İhtiyaç halinde alt birimler için de “Belge Yöneticisi” belirlenebilir.

Arşiv yönetimi ve arşiv hizmetlerinin, arşivcilik metot ve tekniklerine uygun olarak yürütülebilmesi için yeterli nitelik ve sayıda personel görevlendirmekteyiz.

Arşiv hizmetlerinin yürütülmesinde görev alacak personelde mesleki eğitim almış olanlara öncelik veriyoruz.

Ritüel Arşiv Olarak belge yönetimi ve arşiv hizmetlerinde görev alacak personelin mesleki bilgi ve becerilerinin geliştirilmesine yönelik tedbirler almaktayız.

 

Belgelerin gizliliği,

Ritüel Arşiv Olarak, Taraflarca aksini belirtilmedikçe, Sözleşme’nin imzasından önce ve yürürlük süresi boyunca Taraflardan herhangi biri tarafından diğer Taraf' a aktarılacak yazılı ya da sözlü tüm bilgileri ("Gizli Bilgiler'') olarak kabul etmekteyiz.  

Ritüel Arşiv, gizlilik yükümlülüğünü dâhil olduğu şirketler topluluğu içinde yer alan kişilerle, hissedarları ve Alt Kuruluşları ile istihdam ettiği kişileri ve taşeron olarak çalıştırdığı Firmaları dahi kapsadığını ve bu amaçla her türlü önlemi alacağını,

 

Büyük bir gizlilik içinde korumayı ve her türlü makul önlemi almayı,

Herhangi bir 3. kişiye hangi suretle olursa olsun ifşa etmemeyi, devretmemeyi veya başka herhangi bir şekilde aktarmamayı,

Doğrudan veya dolaylı olarak işbu Arşiv Hizmeti kapsamında sunulacak hizmetin amaçları dışında hiçbir şekilde kullanmamayı,

Yapılan anlaşma bitse dahi Müşteri tarafından kendisine verilen tüm belge, bilgi ve her türlü dokümanı derhal iade etmek ve varsa çoğalttıklarını imha etmeyi, 

Sözleşme’nin sona ermesinden sonra da işbu gizlilik yükümlülükleri süresiz olarak yürürlükte kalmaya devam edeceğini

Ana prensip olarak beyan ve taahhüt etmekteyiz.

 

 

Arşivlerden yararlanma,

Müşterilerimiz gerektiğinde görülmek veya incelenmek üzere kayıtlı şekilde arşivlerden belge talep edebilirler.

Arşivlerden belge talebi, ilgili yetkililer tarafından “Belge/Dosya İstek Formu” düzenlenmek suretiyle yapılır.

Elektronik ortamda teşekkül eden belgelerden erişim yetkisi çerçevesinde Müşterilerimiz yararlanmaktadır.

Arşivlerden yararlanmaya yönelik her türlü belge ve doküman hareketleri düzenli bir şekilde kayıt altına alınır.

Arşiv Belgeleri İlgili birimler ile Ritüel arşiv arasındaki işleyişi sadece yetkilendirilmiş kişiler arasında yönetilebilmektedir.

Belgelerin, kurum arşivi, merkezi arşiv ve varsa birim arşivlerinde bekletilme ve saklama süreleri, saklama planlarında belirtildiği şekilde uygulanır.

Elektronik ortamda bulunan her türlü bilgi ve belge; erişim, saklama, tasfiye ve transfer edilebilecek şekilde elektronik arşivlerde tutulur.